El concepto responde a una consulta de la Auditoría General de la República sobre la procedencia de incluir en el presupuesto contractual los costos indirectos y la retención en la fuente, o si deben asignarse recursos presupuestales específicos para su reconocimiento y pago.

El sistema de precios unitarios y el desglose de costos

En los contratos con sistema de precios unitarios, es usual que el contratante solicite al contratista separar en la propuesta los costos directos, vinculados directamente con la ejecución del objeto contractual, y los costos indirectos, que incluyen erogaciones administrativas, contingentes o destinados a salvaguardar la ganancia del contratista. El análisis de precios unitarios (APU) refleja los costos directos, mientras que los costos indirectos se representan comúnmente en el acrónimo AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad). Sin embargo, ni el sistema de precios unitarios ni el concepto y cálculo del AIU están regulados de manera específica en la normativa contractual estatal, sino que se basan en la costumbre mercantil y prácticas profesionales, como las enseñadas en la formación de ingenieros.

Autonomía y discrecionalidad de las entidades estatales

Las entidades públicas, tanto las sometidas al Estatuto General de Contratación Pública como aquellas con régimen especial, tienen autonomía para configurar el precio y establecer el sistema de pago que mejor satisfaga los fines de la contratación. Esto les otorga discrecionalidad para incluir o no los costos indirectos y la retención en la fuente dentro del presupuesto del contrato, siempre respetando los límites legales. Cuando los costos indirectos están expresamente contemplados en la estructura económica del contrato, su reconocimiento y pago son obligatorios conforme a los términos pactados. La entidad contratante no puede excluir unilateralmente estos costos salvo que exista una modificación contractual válida o causa legal que lo justifique.

Función y alcance del AIU

El AIU agrupa los costos de administración, imprevistos y utilidad que el contratista incorpora en su oferta para establecer un precio más estable. Los imprevistos cubren gastos adicionales esperados durante la ejecución normal del contrato, diferenciándose de contingencias extraordinarias que podrían dar lugar a reajustes contractuales. La Contraloría General de la República ha tenido posiciones cambiantes sobre la necesidad de que el contratista demuestre la ocurrencia de imprevistos para su pago. No obstante, Colombia Compra Eficiente destaca que las entidades pueden definir libremente en pliegos y contratos las condiciones para el reconocimiento y pago del AIU, ajustándose al principio de planeación y economía.

Conclusiones y recomendaciones

El concepto subraya que la definición y aplicación del AIU y el desglose de costos dependen de los estudios previos y análisis del sector que realice cada entidad estatal. No existe una regulación uniforme que obligue a utilizar el AIU ni a definir sus porcentajes y componentes de manera única. Por lo tanto, corresponde a las partes del contrato decidir sobre la inclusión de costos indirectos y retención en la fuente dentro del presupuesto contractual y regirse por lo pactado. En caso de controversias, las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias serán las competentes para resolverlas. Finalmente, Colombia Compra Eficiente reafirma su disposición para apoyar a los actores del sistema de contratación pública mediante conceptos, capacitación y herramientas que promuevan procesos transparentes, eficientes y sostenibles. Para más información y consulta de conceptos, puede accederse al Sistema de Relatoría de la Agencia en: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos Y para fortalecer capacidades en contratación pública sostenible, está disponible el curso virtual: https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/mod/page/view.php?id=3718