La consulta fue planteada por un establecimiento público distrital adscrito a la Secretaría de Educación del Distrito, el cual identificó bienes muebles en condiciones de servicio pero no requeridos para sus actividades. Tras agotar el ofrecimiento dentro del Distrito Capital sin manifestaciones de interés, se preguntó sobre la viabilidad jurídica y contable de transferir dichos bienes a otras entidades públicas de diferentes órdenes territoriales.

Marco normativo y competencia

La Dirección Distrital de Contabilidad recordó que su competencia se limita a aspectos contables relacionados con el reconocimiento, medición y revelación de hechos económicos en entidades del Distrito Capital. Por tanto, no emite conceptos sobre procedimientos administrativos o jurídicos para la transferencia de bienes. El marco normativo relevante incluye el Decreto 645 de 2025, el Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública, las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, y el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en las Entidades de Gobierno Distritales, adoptado mediante Resolución DDC 000001 de 2019.

Procedimiento y tratamiento contable

El Manual establece que la entrega gratuita a otra entidad pública nacional, distrital o territorial es uno de los posibles destinos para bienes servibles no utilizables, definidos como aquellos que, aunque en condiciones de prestar servicio, no son requeridos para el desarrollo institucional o deben retirarse por razones de eficiencia, obsolescencia, renovación o cambios institucionales. No obstante, el Manual señala que sus lineamientos administrativos son de observancia voluntaria y no constituyen un pronunciamiento jurídico definitivo. Tampoco contiene un orden obligatorio de prelación para ofrecer primero los bienes a entidades distritales antes de otras entidades públicas. La entidad consultante deberá, con apoyo jurídico, definir la viabilidad jurídica, fundamento legal y procedimiento para la entrega gratuita de bienes a entidades externas al Distrito Capital. Desde el punto de vista contable, la baja en cuentas de bienes muebles entregados se efectuará cuando la entidad transfiera el control efectivo de los bienes. La entrega se reconocerá como gasto por transferencia, midiendo los bienes al valor en libros registrado, y realizando los ajustes correspondientes en las cuentas de activos, depreciación y deterioro acumulados.

Documentación y soportes

El expediente que respalde la entrega deberá contener soportes internos y externos que permitan la verificación y comprobación de la operación, incluyendo informes técnicos sobre el estado de los bienes, relación individualizada de los elementos, documentos que acrediten la autorización para el retiro y destino final, comunicaciones de ofrecimiento y aceptación de la entidad beneficiaria, así como el comprobante contable correspondiente. Además, la información contable debe organizarse y conservarse conforme al sistema de gestión documental para garantizar la trazabilidad entre la decisión administrativa, la entrega material y el reconocimiento contable.

Revelaciones en estados financieros

Las entidades deberán revelar en las notas a los estados financieros la entidad receptora, naturaleza y clase de bienes transferidos, cantidad, costo histórico, depreciación y deterioro acumulados, valor en libros dado de baja, monto del gasto reconocido por transferencia y descripción de las circunstancias que justificaron la entrega gratuita.

Doctrina y lineamientos adicionales

No se identificó un concepto o criterio técnico específico que aborde esta situación particular, por lo que se recomienda realizar el análisis jurídico correspondiente. La Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública y sus normas y conceptos son de obligatorio cumplimiento para las entidades sujetas. Finalmente, la Dirección Distrital de Contabilidad publica regularmente doctrina contable y conceptos técnicos que pueden consultarse en el portal oficial de la Secretaría Distrital de Hacienda, los cuales sirven como orientación general para las entidades distritales. Este concepto se emite en atención a la solicitud realizada y se circunscribe al contexto expuesto, recomendando examinar detalladamente cada situación particular que pueda afectar la aplicación de estas disposiciones, garantizando así un adecuado manejo administrativo y contable en cada caso específico.