Entidad emisora, número, tipo de acto y fecha de expedición
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. expidió la Resolución 8663 de 2026, correspondiente a la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental de la entidad, con fecha de expedición en 2026.
Objeto de la norma
La resolución regula la actualización de la Tabla de Retención Documental de la Secretaría General, en atención a las modificaciones en su estructura orgánico-funcional, procesos y procedimientos, con el fin de adecuar la gestión documental a la normatividad vigente.
Cambios normativos concretos
- Actualización y reclasificación de series y subseries documentales conforme a las funciones y procedimientos vigentes.
- Incorporación de nuevas series y subseries documentales derivadas de ajustes en procesos y normas.
- Modificación en la denominación, agrupación y nivel (serie o subserie) de registros documentales para mayor coherencia archivística.
- Supresión de series y subseries sin producción documental o cuyo soporte normativo fue eliminado.
- Normalización de nombres y codificación de series y subseries de acuerdo con el Banco Terminológico del Archivo General de la Nación y la Guía para entidades distritales.
- Determinación de tiempos de retención documental y disposición final basados en criterios legales, administrativos, históricos, sociales y de volumen documental.
- Implementación de criterios de valoración documental primaria y secundaria para definir la conservación, selección o eliminación de documentos.
- Incorporación del Protocolo de Gestión Documental de Archivos de Derechos Humanos para la identificación y preservación de documentos relacionados con violaciones a derechos humanos y conflicto armado.
Obligaciones creadas
- La Secretaría General debe implementar y aplicar la TRD actualizada en todas sus dependencias, asegurando la correcta gestión, conservación y disposición final de los documentos.
- Las unidades administrativas productoras de documentos deben adecuar sus procesos y procedimientos según la nueva clasificación documental.
- La Subdirección de Gestión Documental y el área de tecnologías de la información deben garantizar la eliminación segura, definitiva e irreversible de documentos, cuando corresponda, cumpliendo con los procedimientos institucionales y archivísticos.
- Se debe conservar permanentemente las series y subseries documentales con valor histórico, testimonial, científico y cultural, especialmente las relacionadas con derechos humanos y memoria histórica.
- La entidad debe llevar un registro documentado de los cambios realizados en la TRD para permitir trazabilidad y control documental.
- Se deben aplicar métodos de selección documental (cuantitativo, cualitativo y aleatorio) para series con gran volumen documental, garantizando muestras representativas.
- La digitalización y reproducción técnica de documentos debe cumplir con estándares técnicos y normativos para garantizar autenticidad, integridad y disponibilidad.
Ámbito de aplicación
La norma tiene ámbito distrital y aplica a todas las dependencias y unidades administrativas que conforman la estructura orgánico-funcional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., incluyendo despachos, oficinas asesores, direcciones, subdirecciones y subsecretarías.
Excepciones o exclusiones expresas
No se identifican excepciones expresas. Sin embargo, documentos sin valor administrativo, legal, fiscal, contable o histórico podrán ser eliminados conforme a los procedimientos aprobados.
Base legal que faculta la expedición de la norma
La expedición se fundamenta en:
- Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
- Decreto 1080 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura).
- Decreto Distrital 425 de 2016 (modificación de la estructura organizacional de la Secretaría General).
- Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación, que reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación y convalidación de las TRD.
- Circular Externa 001 y 003 de 2015 del Archivo General de la Nación, sobre directrices para elaboración de TRD.
Fecha de entrada en vigencia
La resolución entra en vigencia a partir de su publicación y adopción formal por la Secretaría General, conforme a lo previsto en los procedimientos internos de implementación.
Régimen de transición o plazos de implementación
Se establecen procesos graduales de implementación, incluyendo mesas de trabajo con las oficinas productoras, ajustes a la propuesta final, y seguimiento por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Además, se contemplan medidas para asegurar la continuidad y trazabilidad documental durante la transición, garantizando que el cambio en la gestión documental se realice de manera ordenada y eficiente.
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Este resumen ejecutivo sintetiza la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., describiendo los ajustes en la clasificación y gestión documental acorde con la normativa vigente, sin emitir juicios o interpretaciones sobre su contenido o impacto.
