Cambios en el formulario RUES y su impacto

La modificación se centra en la separación de formularios electrónicos por trámite (matrícula, renovación, traslado de domicilio, ajuste de información financiera, actualización y cancelación) y por registro dentro del RUES, tales como registro mercantil, entidades sin ánimo de lucro, economía solidaria, Registro Único de Proponentes, registro de apoderados judiciales de entidades extranjeras sin ánimo de lucro y registro de veedurías ciudadanas. Además, se diferencian según el tipo de sujeto: persona natural, persona jurídica, establecimiento de comercio, agencia o sucursal. Esta segmentación permite que los usuarios solo completen la información pertinente y actualicen únicamente los datos modificados, evitando reportes redundantes en renovaciones anuales. Con ello, se reducen confusiones y dificultades en la presentación manual que anteriormente generaban problemas de legibilidad, digitalización y errores.

Implementación y directrices para las cámaras de comercio

Las cámaras de comercio deberán utilizar los formularios uniformes aprobados, que contienen el contenido mínimo definido para cada trámite y registro. Se establece que el diligenciamiento será exclusivamente virtual, y se prevé que ante inconsistencias o incumplimientos en los datos, la cámara de comercio informará al usuario con las razones y fundamentos jurídicos correspondientes. Además, se permite la inclusión de nuevos campos solicitados por el Gobierno Nacional o las cámaras para apoyar la generación de políticas públicas, como la información requerida para la implementación de la Ley 2495 de 2025 sobre empresas familiares. La Superintendencia indica que los formatos no estarán sujetos a esquemas gráficos rígidos, facilitando la incorporación ágil y flexible de modificaciones. La información solicitada deberá ser pertinente, necesaria y evitar cargas excesivas, garantizando los principios de simplificación, eficiencia y economía.

Capacitación y apoyo a usuarios

Para asegurar una adecuada adopción, las cámaras de comercio están obligadas a capacitar a su personal en el uso de los nuevos formularios y actualizar los procedimientos internos asociados. Se promoverán mecanismos unificados de trámites registrales para facilitar a los usuarios el cumplimiento de sus obligaciones de manera simple y precisa. En zonas con limitaciones en conectividad o acceso tecnológico, las cámaras diseñarán estrategias diferenciales que incluyen la disposición de terminales de acceso público y soporte especializado para usuarios con barreras tecnológicas, garantizando así el acceso equitativo al sistema.

Vigencia y cronograma

La circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial. Las cámaras de comercio, a través de Confecámaras, deben remitir un cronograma de implementación que no supere el 31 de diciembre de 2026, asegurando una transición gradual y efectiva hacia el uso exclusivo de los formularios virtuales en los trámites del RUES. Las demás disposiciones de la Circular Externa 100-000002 de 2022 permanecen vigentes y sin modificaciones. De esta manera, se busca consolidar un sistema más eficiente, transparente y accesible para todos los usuarios y entidades involucradas en el registro empresarial y social del país.