Propósito general y objetivo principal del proyecto de resolución

La DIAN presenta este proyecto de resolución con el propósito de adoptar un mecanismo formal y estandarizado de firma electrónica para los documentos generados en medios electrónicos que requieran la firma de sus funcionarios. El objetivo principal es modernizar la gestión administrativa y fortalecer la seguridad jurídica, agilizando los procesos internos y externos mediante la implementación de un sistema confiable y tecnológicamente adecuado. Esta iniciativa responde a la necesidad de optimizar la eficiencia y garantizar la integridad de las actuaciones administrativas realizadas por la entidad.

Nuevas disposiciones y mecanismos introducidos

El proyecto de resolución establece la adopción del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), un mecanismo basado en un procedimiento de autenticación mediante una contraseña privada de uso exclusivo del funcionario autorizado. Este instrumento vincula un valor numérico al documento electrónico, lo que permite asegurar que la firma fue generada exclusivamente por el funcionario competente, garantiza que el contenido no ha sido alterado después de la firma y asegura la identidad del firmante. La DIAN implementará un servicio informático que permitirá a sus funcionarios firmar documentos digitales en formatos como Portable Document Format (PDF), validando la identidad funcional y asegurando la autenticidad e integridad de los actos administrativos. Además, el proyecto contempla la posibilidad futura de utilizar el IFE en otros formatos electrónicos que se requieran para preservar documentos digitales.

Acciones y regulaciones específicas establecidas

Entre las principales medidas que el proyecto establece para el uso adecuado del IFE se encuentran: 1. La obligación de los funcionarios de preservar la integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos firmados electrónicamente. 2. La comunicación oficial de documentos firmados a través de medios electrónicos para garantizar su distribución efectiva. 3. La responsabilidad exclusiva de cada servidor en el uso correcto del instrumento, limitando su empleo a funciones oficiales dentro de la DIAN. 4. La validación previa por parte del funcionario de todos los documentos antes de su firma electrónica. 5. La incorporación en el documento firmado de todos los datos necesarios para comprobar la autenticidad e integridad de la firma. 6. La autorización para que, en caso de indisponibilidad del sistema electrónico, los documentos puedan ser firmados manualmente o mediante firma digital. Estas disposiciones se enmarcan en el cumplimiento de normativas nacionales e internacionales, incluyendo la Ley 527 de 1999, el Decreto 1074 de 2015 y la norma ISO/IEC 27001:2022, que regulan la seguridad y validez jurídica de la firma electrónica.

Impacto esperado y alcance potencial

La implementación del IFE en la DIAN representa un avance significativo en la modernización de la administración pública, promoviendo la eficiencia, seguridad jurídica y transparencia en los procesos. Se espera que el instrumento facilite la trazabilidad de las actuaciones administrativas, reduzca la dependencia de documentos físicos y agilice la comunicación interna y externa. Además, al tener la misma validez jurídica que la firma manuscrita, el IFE garantiza la equivalencia funcional entre los documentos electrónicos y físicos, facilitando el cumplimiento normativo y la interoperabilidad con otras entidades públicas y privadas. Esta medida contribuye al fortalecimiento institucional y a la mejora continua en la prestación de servicios a contribuyentes y usuarios aduaneros.

Participación de actores clave y proceso de consulta pública

El proyecto de resolución fue elaborado con la participación de diversas dependencias de la DIAN, incluyendo las direcciones de Gestión de Innovación y Tecnología, Gestión Jurídica, Gestión de Fiscalización, Gestión Corporativa y la Oficina de Seguridad de la Información. Estas áreas aportaron en la revisión técnica, jurídica y tecnológica del instrumento para asegurar su idoneidad y seguridad. En cumplimiento del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el proyecto fue publicado para consulta pública en la página web de la DIAN durante un periodo de diez (10) días, desde el 15 hasta el 30 de agosto de 2024, permitiendo a la ciudadanía presentar observaciones y comentarios que pudieran enriquecer la regulación.

Acceso al proyecto completo y próximos pasos

El texto completo del proyecto de resolución se encuentra disponible para consulta en el sitio web oficial de la DIAN, donde también se publican las fechas relevantes para la presentación de comentarios y observaciones. Una vez culminado el proceso de consulta, la resolución será publicada en el Diario Oficial y entrará en vigencia, momento en el cual la Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología informará sobre la disponibilidad de la herramienta para todos los funcionarios. Esta iniciativa de la DIAN representa un paso importante hacia la digitalización y modernización administrativa, alineada con las mejores prácticas internacionales y los estándares de seguridad informática, beneficiando a los servidores públicos y a los usuarios de los servicios tributarios y aduaneros en Colombia. Para acceder al proyecto completo y enviar observaciones, los interesados pueden visitar la página oficial de la DIAN en [www.dian.gov.co] (enlace sujeto a disponibilidad según publicación). --- Con esta resolución, la DIAN reafirma su compromiso con la innovación tecnológica y la eficiencia administrativa, fortaleciendo la confianza en los procesos electrónicos y contribuyendo a la transformación digital del sector público colombiano.